Revisionssichere Email-Archivierung mit dem Benno MailArchiv

Gemäß der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) müssen Unternehmen steuerrelevante Unterlagen (Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe, u. v. m.) revisionssicher archivieren. Da solche Dokumente zum größten Teil per Email versandt werden, heißt das, dass auch Emails archiviert werden müssen.

Welche Anforderungen werden an die gesetzeskonforme und revisionssichere Email-Archivierung gestellt?

Die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen sieht vor, dass die betroffenen Daten vollständig, richtig (also unverändert), zeitgerecht, geordnet (mit wenig Aufwand wieder auffindbar) und unveränderbar archiviert werden. Diese Anforderungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachweisbar und nachprüfbar erfüllt und eingehalten werden.

Aus den Anforderungen wird auch klar, dass die Gesetzeskonformität und Revisionssicherheit nicht rein technisch erreicht werden können. Im Falle der Email-Archivierung gehört hierzu auch eine Verfahrensdokumentation, die die technische Umsetzung der Archivierung betrachtet, aber auch die betrieblichen Prozesse dokumentiert, die sicherstellen, dass alle relevanten Daten archiviert werden. Bei der Erstellung der individuellen Verfahrensdokumentation unterstützen wir Sie selbstverständlich gern.

Warum Email-Archivierung mit dem Benno MailArchiv?

Auf dem Markt gibt es viele Lösungen zur Email-Archivierung. Wir haben nach einer Lösung für uns und unsere Kunden gesucht, die zum einen die rechtlichen Anforderungen erfüllt, dabei aber auch die Kosten niedrig hält. Eine Archivierungslösung begleitet ein Unternehmen über einen langen Zeitraum und muss während dieser Zeit gepflegt und an sich ändernde rechtliche und organisatorische Bedingungen angepasst werden. Für uns stehen daher niedrige Kosten über den gesamten Produktzyklus (TCO) im Fokus. Diese lassen sich durch niedrige Lizenzkosten, sowie eine robuste Auslegung, Flexibilität und Kompatibilität erreichen.

Nach ausgiebigen Tests haben wir uns dazu entschlossen, Benno MailArchiv Partner zu werden, denn das Benno Mailarchiv:

Erfüllt die technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere und gesetzeskonforme Email-Archivierung durch
- Speicherung der Emails inklusive ihrer Anhänge im Originalformat
- Sicherstellung, dass archivierte Daten nicht nachträglich verändert wurden (durch Prüfsummen der einzelnen Emails)
- Sicherstellung, dass keine archivierten Daten gelöscht wurden (durch Prüfsumme über das gesamte Archiv)
- Schnelle und einfache Wiederauffindbarkeit der Emails durch Volltextsuche über Emails und Anhänge
- Sofortige und vollständige Archivierung aller ein- und ausgehenden Emails durch direkte Anbindung an den Mailserver
- Bestimmte Email-Adressen können von der Archivierung ausgeschlossen werden, um Anforderungen an den Datenschutz zu gewährleisten
Hält die Kosten über den gesamten Produktzyklus niedrig
- Niedrige Kosten für Lizenz und Wartung
- Ist kompatibel mit allen gängigen Mailserver-Plattformen
  - Einfache und schnelle Inbetriebnahme und Anbindung
  - Bei Wechsel der Mailserver-Plattform ist keine neue Lösung der Email-Archivierung notwendig
- Investitionsschutz
  - Software wird bei aktiver Wartung regelmäßig durch Bereos aktualisiert und dabei auf ihre Funktionstüchtigkeit geprüft
  - Bei Wechsel der Mailserver-Plattform ist keine neue Lösung der Email-Archivierung notwendig
- Technische Lösung mit wenig Komplexität
  - Sorgt für Robustheit und damit niedrige Ausfallqouten
  - Benötigt nur minimale Hardware-Ressourcen
- Entlastung des produktiven Mailservers, indem Emails komplett in das Archiv verschoben werden können, wenn sie nicht mehr produktiv benötigt werden
Einrichtung konform zur DSGVO
- Verschlüsselung der darunter liegenden Speichermedien
- Definition von Zugriffsrechten

Benno MailArchiv lässt sich selbstverständlich auch mit unserer Kerio Connect Email- und Groupware-Lösung kombinieren.