Benno MailArchiv

 

Gemäß der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) müssen Unternehmen steuerrelevante Unterlagen (Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe, u. v. m.) revisionssicher archivieren. Da solche Dokumente mittlerweise zu einem großen Teil per Email versandt werden, heißt das, dass auch Emails archiviert werden müssen.

Welche Anforderungen werden an die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung gestellt?

Die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen sieht vor, dass die betroffenen Daten vollständig, richtig (also unverändert), zeitgerecht, geordnet (mit wenig Aufwand wieder auffindbar) und unveränderbar archiviert werden. Diese Anforderungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachweisbar und nachprüfbar erfüllt und eingehalten werden.

Aus den Anforderungen wird auch klar, dass die Gesetzeskonformität und Revisionssicherheit nicht rein technisch erreicht werden können. Im Falle der Email-Archivierung gehört hierzu auch eine Verfahrensdokumentation, die die technische Umsetzung der Archivierung betrachtet, aber auch die betrieblichen Prozesse dokumentiert, die sicherstellen, dass alle relevanten Daten archiviert werden. Bei der Erstellung der individuellen Verfahrensdokumentation unterstützen wir Sie selbstverständlich gern.

Warum Benno MailArchiv?

Auf dem Markt gibt es viele Lösungen zur Email-Archivierung. Wir haben nach einer Lösung für uns und unsere Kunden gesucht, die zum Einen die rechtlichen Anforderungen erfüllt, dabei aber auch überschaubare Kosten verursacht. Eine Archivierungslösung wird nicht nur ein Mal beim Kunden implementiert, sondern sie begleitet ein Unternehmen über einen langen Zeitraum und muss während dieser Zeit gepflegt und an sich ändernde rechtliche und organisatorische Bedingungen angepasst werden. Für uns stehen daher niedrige Kosten über den gesamten Produktzyklus (TCO) im Fokus. Diese lassen sich zum Einen durch niedrige Lizenzkosten, aber auch durch eine robuste Auslegung, Flexibilität und Kompatibilität erreichen.

Nach ausgiebigen Tests haben wir uns dazu entschlossen, Benno MailArchiv Partner zu werden. Benno Mailarchiv:

  • Erfüllt die technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung durch
    • Speicherung der Emails inklusive ihrer Anhänge im Originalformat
    • Sicherstellung, dass archivierte Daten nicht nachträglich verändert wurden (durch Prüfsummen der einzelnen Emails)
    • Sicherstellung, dass keine archivierten Daten gelöscht wurden (durch Prüfsumme über das gesamte Archiv)
    • Schnelle und einfache Wiederauffindbarkeit der Emails durch Volltextsuche über Emails und Anhänge
    • Sofortige und vollständige Archivierung aller ein- und ausgehenden Emails durch direkte Anbindung an den Mailserver
  • Hält die Kosten über den gesamten Produktzyklus niedrig
    • Niedrige Kosten für Lizenz und Wartung
    • Ist kompatibel mit allen gängigen Mailserver-Plattformen
      • Einfache und schnelle Inbetriebnahme und Anbindung
      • Bei Wechsel der Mailserver-Plattform ist keine neue Lösung der Email-Archivierung notwendig
    • Investitionsschutz
      • Software wird bei aktiver Wartung regelmäßig durch Bereos aktualisiert und dabei auf ihre Funktionstüchtigkeit geprüft
      • Bei Wechsel der Mailserver-Plattform ist keine neue Lösung der Email-Archivierung notwendig
    • Technische Lösung mit wenig Komplexität
      • Sorgt für Robustheit und damit niedrige Ausfallqouten
      • Benötigt nur minimale Hardware-Ressourcen
    • Entlastung des produktiven Mailservers, indem Emails komplett in das Archiv verschoben werden können, wenn sie nicht mehr produktiv benötigt werden
  • Einrichtung konform zur DSGVO
    • Verschlüsselung der darunter liegenden Speichermedien
    • Definition von Zugriffsrechten

Benno MailArchiv lässt sich selbstverständlich auch mit unserer Open-Xchange Email- und Groupware-Lösung kombinieren. Bei Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung: Kontakt.

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10.12.2018  |  14:00